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filescope Agentursoftware

Aufgabenmanagement

Das Aufgabenmanagement von filescope – die Agentursoftware –  bildet die Datenbasis für alle nachfolgenden Operationen und „Datenverdichtungen“ und ist somit das Herzstück von filescope – die Agentursoftware. Schnell und einfach können Informationen zu Terminen, den verschiedensten Tätigkeiten, Kunden und/oder Projekten angelegt werden. Die Aufgabenverwaltung schafft damit die Datenbasis für alles Folgende, sodass filescope – die Agentursoftware – Ihnen die Projektarbeit enorm erleichtert.

Aus der Aufgabenverwaltung heraus können Sie mit Hilfe von filescope – die Agentursoftware – ebenfalls direkt Rechnungen schreiben, die nach einer Rechnungskontrolle auf Ihr Briefpapier geschrieben werden. Kurz: Die Aufgabe beinhaltet Ihre Tätigkeiten oder übergibt diese an Dritte. Natürlich finden Sie alle Aufgaben beim Kunden, beim Projekt, beim Benutzer oder Empfänger sofort wieder – unabhängig davon, ob er noch aktiv oder schon geschlossen wurde. Alle statistischen Auswertungen der filescope Agentursoftware laufen von hier ab automatisch.

Einige Features:

• Mandantenfähig
• Deadlines setzen
• Umsetzungszeiträume definieren
• Empfänger und CC angeben
• Offene Aufgaben (von allen Mitarbeitern sichtbar)
• Changelog als Logfile der Änderungen in den Aufgaben
• Tätigkeitsrelevante Vorformulierungen
• Wiedervorlagefunktion
• Erinnerungsfunktion
• Dokumente anhängen
• u.v.m.

Übersicht

In der Übersicht Ihres Aufgabenmanagements zeigt Ihnen filescope - die Agentursoftware - eine Auflistung aller Aufgaben nach Tätigkeit sortiert. Sobald die Deadline einzelner Aufgaben abgelaufen ist – standardmäßig beträgt diese Frist automatisch 2 Wochen nach Erstellung einer Aufgabe – werden die entsprechenden Aufgaben automatisch von filescope - die Agentursoftware - rot ein- gefärbt. Die Aufgaben lassen sich nach Kunde, Projekt, Benutzer, Tätigkeit, Deadline und Typ sortieren, sowie nach Anfangsbuchstaben filtern, sodass Sie stets die beste Übersicht erhalten. Die einzelnen Aufgaben lassen sich über die Piktogramme auf der rechten Seite editieren, duplizieren und archivieren (darüber hinaus können Sie offene Aufgaben übernehmen sowie bereits abgeschlossene Aufgaben reaktivieren).

Ungelesene Aufgaben

Unter "ungelesene Aufgaben" listet filescope - die Agentursolftware - alle Aufgaben auf, die entweder neu erstellt bzw. geändert wurden, nachdem Sie dort hineingeschaut haben. Sobald Sie eine dieser Aufgaben geöffnet haben, ist dieser vorerst nicht mehr als "ungelesen" markiert... bis die Aufgabe durch einen anderen Mitarbeiter geändert wurde.

Wiedervorlage

Hier können Sie Aufgaben im System temporär archivieren und zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder hervorholen.

Gesamtübersicht

In der Gesamtübersicht befinden sich die offenen Aufgaben aller Mitarbeiter, die Sie in filescope - die Agentursoftware registriert haben.

Aufgaben hinzufügen

Cockpit

Über den Menüpunkt "Aufgabe hinzufügen" können Sie eine neue Aufgabe erstellen. Hier geben Sie wichtige Aufgaben-Daten an:

  • Tätigkeit
  • Projekt / Kunde
  • Planungszeitraum
  • geplante Dauer
  • Beschreibung
  • automatische Archivierung
  • Spezielle Angaben
  • Benutzer: Empfänger und (bis zu 3) CC-Empfänger

Aufgabe suchen

Cockpit

Über die Suchfunktion können Sie – unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien wie z.B. Tätigkeit, Projekt, Kunde, Erstellungsdatum, Deadline, Ersteller, Empfänger usw. – gezielt nach einzelnen Aufgaben suchen.

Archiv

Im Archiv befinden sich alle archivierten Aufgaben.

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